Il ne suffit pas de prendre l’argent de vos clients et de se féliciter pour la vente que vous venez d’effectuer. Quelques normes légales s’imposent au moment de l’encaissement. Cela garantit la transparence et la sécurité des transactions. De même, vous assurez ainsi la conformité avec les règlementations en matière de commerce. La question étant : quelles sont ces règles ? Voici ce que vous devez savoir.
La transparence de vos opérations
Au moment de l’encaissement, les clients ont le droit de demander un ticket de caisse imprimé. Selon les nouvelles normes écologiques, ce n’est plus utile de faire une impression systématique. Ce qui ne vous empêche pas de produire une version numérique de ces justificatifs pour plus de transparence. Dans les deux cas, une facture ne devra pas seulement présenter les dépenses totales que vos clients auront faites dans votre établissement. Chaque produit avec son prix unitaire et total devra aussi être précisé.
C’est la raison pour laquelle, il faudra bien choisir le terminal de paiement pour votre activité. Vous aurez besoin d’un système qui accepte plusieurs modes de paiement pour servir au mieux vos clients. Toutefois, pour un passage en caisse plus rapide et plus transparent, un système de scan qui enregistrera chaque produit sera également de mise. Les professionnels vous accompagnent et vous conseillent afin de vous aider à faire le meilleur choix.
Des modes de paiement conforme à la loi
Peu importe le genre d’activité que vous proposez, vous devez vous assurer avoir un mode de paiement conforme à la loi. En France, cela se distingue en plusieurs sortes : les cartes de crédit, les chèques, les virements bancaires et les règlements en espèces.
Au moment du passage en caisse, il sera de votre obligation d’informer vos clients sur les modes de paiement disponible au sein de votre établissement et accepter par votre logiciel et votre appareil d’encaissement. Soyez transparent sur les seuils et les plafonds acceptés pour chaque système ainsi que les frais éventuels s’il y en a.
Quelques mentions obligatoires sur vos tickets
Si les clients n’ont pas spécialement besoin des tickets de caisses, vous aurez l’obligation légale d’en conserver une copie. Pour cause, les autorités fiscales font des vérifications. Outre de faire l’état de toutes vos transactions, ces factures devront aussi présenter quelques mentions obligatoires.
Parmi ces dernières, il y a votre numéro de TVA, de SIRET, votre capital social, le nom de votre enseigne ainsi que son emplacement. En d’autres termes, il devra présenter votre entreprise dans les moindres détails.
La protection des données personnelles
Lors de l’encaissement de vos clients, il est primordial de respecter la législation sur la protection des données personnelles. Il vous faut obtenir le consentement éclairé de vos clients pour collecter des informations les concernant. En outre, vous devez en assurer le stockage et la sécurisation. Vous pourriez être poursuivie en cas de fuites.
Les normes de protection des données personnelles importent surtout pour les boutiques de vente en ligne. Il leur faut assurer la sécurité des transactions, et surtout les informations bancaires divulguées par les clients sur leur site de paiement.
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