Toutes les entreprises ont des dépenses. Certaines sont évidentes, comme le paiement des locaux ou le salaire des employés. D’autres le sont moins, en plus de ne pas être aussi régulières. Il s’agit des notes de frais. Elles ne sont pas faciles à anticiper, à prévoir, et parfois elles peuvent poser quelques problèmes à l’entreprise qui doit les gérer.

Le cas particulier des notes de frais

Les dépenses dues aux notes de frais peuvent être très variées. Du simple achat d’un produit nécessaire à l’entreprise à un repas professionnel, elles englobent tout un tas de situations occasionnellement complexes. Mais la gestion des notes de frais est une problématique à part entière. En effet, les notes de frais peuvent très vite s’accumuler et demander une gestion dédiée. Cela peut mêler aussi bien la part administrative de l’entreprise que la part que sa compatibilité. Mais l’un des autres problèmes des notes de frais se retrouve dans la communication.

Les employés devant transmettre des notes de frais peuvent le faire à l’aide de plusieurs supports, généralement des mails ou des SMS. Néanmoins, plus les employés sont nombreux et plus les notes de frais différentes sont nombreuses. Ce qui était facile à traiter devient alors complexe. Il s’avère simple de perdre une note de frais à payer, risquant ainsi de s’attirer la rancœur de l’employé. Sans oublier le traitement des notes de frais injustifiées. Or, une dépense supplémentaire n’est pas ce que recherche une entreprise, loin de là. 

Plus une entreprise croît, plus les notes de frais ont tendance à suivre. Elles demandent alors une gestion particulière, si ce n’est une gestion dédiée.

Les problèmes typiques des notes de frais 

Le service comptable doit gérer beaucoup d’éléments différents d’une entreprise. Certaines dépenses étant habituelles, la comptabilité peut rapidement devenir une routine. De ce fait, des notes de frais et des dépenses ponctuelles peuvent devenir perturbantes à traiter, surtout quand il faut examiner leur bien fondé. Malheureusement, un oubli ou une erreur peut alors arriver. Cela ne veut pas dire que votre système est fondamentalement défaillant, il est tout simplement humain.

Vos employés sont également humains. N’importe qui a déjà envoyé un mail en oubliant d’y intégrer une pièce jointe. Ainsi, oublier de fournir un justificatif avec une note de frais rentre dans le champ du possible. De plus, chaque employé a certainement un plafond à ne pas dépasser en note de frais. Une limitation parfaitement sensée. Toutefois, cette limitation peut vite s’avérer problématique quand il faut garder une trace de ces dépenses et ne rien oublier. Vous l’aurez compris, cela constitue un nouveau poids pour votre équipe de compatibilité. Et lorsqu’une erreur est commise, il est souvent trop tard pour s’en rendre compte et la justifier. C’est précisément pour ce genre de situation que des modules de gestion de note de frais prennent toute leur importance.

Module de gestion de notes de frais

Il est amusant de constater que certains secteurs restreints prennent une telle ampleur qu’ils donnent naissance à de nouvelles entreprises dédiées. On peut penser à l’emailing et la prospection sur LinkedIn, qui sont deux exemples relativement connus. Mais les notes de frais rentrent également dans ce cas de figure. Des modules payants existent aujourd’hui pour gérer les notes de frais. Oui, des modules conçus spécialement pour ce cas de figure. Ces derniers offrent une gestion et un tri des notes de frais, bien entendu personnalisables, afin d’en faciliter la gestion.

Au-delà d’un règlement simplifié des notes de frais, c’est avant tout la comptabilité de votre entreprise qui appréciera grandement ce nouvel outil. Un outil qui permet non seulement de classer les notes de frais automatiquement, mais qui peut ainsi être traité rapidement. Ce gain de temps pour vous comme pour les membres de votre entreprise peut se traduire, à terme, par un gain financier.

Ainsi, un module de gestion de notes de frais est bénéfique tant sur le plan financier, humain, mais aussi administratif. On peut très bien s’en passer dans une entreprise comptant peu d’employés, ce qui est d’autant plus vrai pour un micro-entrepreneur. Néanmoins, à partir de 50 employés, les notes de frais inattendues peuvent se multiplier. Le choix vous revient de décider sur quoi votre équipe de comptabilité doit se concentrer. C’est également à vous d’estimer si un module de gestion de notes de frais ne vous permettrait pas une économie qui dépasse de loin son coût.